Un casse-tête pour les responsables pédagogiques ?
Lorsqu’il.elle dirige une ou plusieurs formations, le.la responsable pédagogique est un.e véritable chef d’orchestre qui doit composer avec un ensemble de facteurs : application du cadre légal (QUALIOPI, …), stratégie de la direction, attentes et besoins des apprenants, parcours individualisés, modalités pédagogiques, financements de la formation, statuts des apprenants (formation continue, alternance, …), etc. Mais l’un des facteurs les plus complexes est sans doute le management de l’équipe pédagogique, d’une part parce que la qualité de la formation passe par la qualité de l’équipe pédagogique, et d’autre part parce que le.la responsable pédagogique doit anticiper tous les aléas liés : absences, congés, turnover, changement d’emploi du temps, formations, nouvelles compétences, cohérence du ruban pédagogique, attentes et besoins des équipes, …
Et si le.la responsable pédagogique est généralement un très bon ingénieur de formation, il peut être parfois désarmé face à l’aspect managérial de sa mission : gérer l’absence imprévue d’un.e formateur.trice de la veille pour le lendemain, trouver un.e intervenant.e expert.e d’un sujet très précis, remplacer un.e formateur.trice en poste depuis vingt ans, … Bref, et faire en sorte que l’emploi du temps des apprenants garde malgré cela toute la cohérence pédagogique prévue initialement.
Un outil au management des formations
Les organismes de formations s’appuient généralement sur des formateurs.trices internes (en poste) et des intervenants externes (professionnels), et certains organismes de formation favorisent parfois plus l’un que l’autre. Avec le temps, je me suis aperçu qu’un organisme de formation a besoin de se reposer sur la complémentarité évidente des deux, et pour plusieurs raisons :
- Créer de l’emploi tout en limitant le risque financier.
- Développer et favoriser la diversité au sein de l’équipe pédagogique.
- Anticiper les départs (retraites, …) des formateurs.trices internes et faciliter le recrutement.
- Gagner en flexibilité dans la programmation des séquences de formation.
- …
En effet, si le.la responsable de formation ne s’appuie uniquement que sur un.e formateur.trice interne pour l’animation régulière d’un module ou d’un cours, il perd véritablement en flexibilité dans la gestion du ruban pédagogique. Il lui est donc nécessaire d’anticiper les besoins et de développer son équipe pédagogique.
Au fil des dernières années, j’ai pu ainsi développer mon propre outil de Gestion Prévisionnelle des Equipes pédagogiques (GPEP) en m’appuyant sur les principes de la GPEC (ou à ce jour de la GEPP), et en partant d’un principe essentiel d’amélioration continue : pour chaque module ou cours, je dois pouvoir m’appuyer sur au moins 3 formateurs.trices et/ou intervenants mobilisables afin de maîtriser la vulnérabilité de la formation et de son déroulé pédagogique dont j’ai la responsabilité.
L’outil ci-dessous que je vous propose est donc un tableur de suivi et de gestion de l’équipe pédagogique incluant les formateurs.trices internes et les intervenants.es externes, et permettant ainsi au responsable de formation d’identifier et d’anticiper les besoins d’intervenants.
J’espère que cet outil pourra vous être utile et n’hésitez pas si vous avez des questions ou des idées d’amélioration, je pourrais mettre à jour l’outil régulièrement.
Bonne lecture !