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[Outils] Définir un projet stratégique – #2 – La raison d’être collective

Bien plus qu’une réponse au cadre légal des entreprises (Loi PACTE), bien plus qu’une simple phrase adossée à un plan de communication intégrant les enjeux environnementaux et climatiques, la raison d’être d’un organisme de formation doit répondre à une question centrale : quelle est notre ambition collective ? Quels sont nos engagements communs en faveur des enjeux de société ?

En effet, après avoir identifié les contours des valeurs partagées (voir article), et en amont de la définition des objectifs stratégiques, il est essentiel de co-construire cette promesse que nous souhaitons porter collectivement et durablement, en intégrant ce que nous étions hier et ce que souhaitons être demain.

Une co-construction nécessaire et évidente

Un organisme de formation n’appartient pas uniquement à son équipe (de direction, pédagogique et administrative). Celui-ci appartient également à son territoire et ses acteurs. Chacun d’entre eux a son propre regard et ses propres attentes quant au passé et au futur de l’organisme de formation. La raison d’être doit ainsi prendre en compte l’ensemble de ces perceptions, dans leurs divergences et leurs convergences.

Ainsi, quelques soit la nature de l’organisme de formation, sa raison d’être doit être co-construite avec l’ensemble de ses parties prenantes :

  • L’équipe de direction
  • L’équipe administrative
  • L’équipe pédagogique
  • Les intervenants professionnels
  • Les apprenants
  • Les Alumni (anciens étudiants)
  • Les partenaires socio-économiques
  • Les partenaires académiques

Plus qu’une phrase … un manifeste

Au travers d’une série d’ateliers et d’entretiens, il s’agira alors de « récupérer » la matière nécessaire à la définition de cette raison d’être collective en répondant notamment aux trois questions : Pourquoi ? Quoi ? Comment ?

Cette « matière » regroupant le verbatim autour des points de divergence et de convergence de l’ensemble des acteurs gravitant autour de l’organisme de formation – et venant parfois nous bousculer – permettra de garder toute l’objectivité dans la rédaction de notre raison d’être. Cette objectivité est nécessaire à la rédaction finale de la raison d’être qui devra faire consensus et atteindre l’objectif de nous porter individuellement et collectivement.

Ainsi, même si « La Phrase » de la raison d’être est essentielle de par son esprit de synthèse et de communication audible par toutes et tous, celle-ci pourrait être trop réductrice et devra donc être explicitée au travers d’un manifeste présentant les grands axes de la raison d’être et les promesses que nous nous faisons en tant que collectif.

La raison d’être de l’organisme de formation et son manifeste rédigés, intégrant les valeurs partagées par l’ensemble des parties prenantes, l’équipe de l’organisme de formation pourra ainsi entreprendre sa 3ème étape : la rédaction du projet stratégique.

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Stratégie

[Outils] Définir un projet stratégique – #1 – La création de valeur

Que l’on soit un organisme de formation en cours de création ou que l’on soit un centre de formation existant, il est important de bien définir ou de redéfinir régulièrement le projet stratégique de la structure et de co-construire ce dernier avec l’ensemble des parties prenantes (direction, équipes, apprenants, alumni, partenaires socio-économiques, …).

Ainsi, au-delà de poser simplement sur le papier la perception – si pertinente soit-elle – des dirigeants, il est important de mettre en place un process rigoureusement définit et associant à chaque étape l’ensemble des acteurs gravitant autour de l’organisme de formation. Chacun pourra donc être associé au processus de réflexion du diagnostic au projet stratégique finalisé, en passant par la raison d’être ou encore la stratégie marketing.

Cette concertation des parties prenantes est certainement l’ingrédient le plus important dans l’élaboration d’un projet stratégique solide, collectif et durable.

LA CRÉATION DE VALEUR … MAIS QUELLES VALEURS ?

La création de valeurs est généralement associée à un accroissement de productivité et/ou à un positionnement marketing. Ce questionnement est au cœur des stratégies de développement d’entreprises opérant sur des marchés très concurrentiels et recherchant une rentabilité certaine.

Toutefois, cette perception (Productivité et Marché) de la création de valeur doit être dépassée pour nous permettre de nous poser la question des valeurs partagées par les parties prenantes qui permettront ensuite d’identifier les leviers de création de valeur que le collectif veut actionner.

Dans un organisme de formation, cette première étape est donc essentielle afin de déterminer collectivement les valeurs partagées que nous souhaitons porter sur le territoire où nous exerçons. Ces valeurs peuvent être questionnées au travers de 4 grands champs :

  • Les valeurs identitaires
  • Les valeurs pédagogiques
  • Les valeurs financières
  • Les valeurs concurrentielles

IDENTIFIER LES VALEURS COMMUNES : UN PREMIER PAS VERS LA RAISON D’ÊTRE

La matrice (simplifiée) de questionnement ci-dessus constitue une première étape permettant d’interroger le collectif autour de ces 4 grands champs de valeurs afin d’identifier les divergences mais surtout les convergences. Une fois les valeurs communes identifiées et détaillées dans chacun des 4 champs, il s’agira de les pondérer/hiérarchiser afin de faire ressortir les priorités individuelles et collectives.

Ce premier travail de définition des valeurs communes constitue un socle fondamental pour les autres étapes de l’élaboration du projet stratégique. Il est le garant de la bonne définition de la stratégie et permet notamment de ne pas tomber dans les travers d’une stratégie marketing trop offensive voulant rechercher uniquement la rentabilité financière. Ce socle de valeurs ainsi co-construit est la garantie d’un projet stratégique conscient, ambitieux et collectif.

Il permet enfin d’introduire la seconde étape de définition du projet stratégique : l’identification d’une raison d’être collective.

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Pilotage & Management Stratégie

[Feedback] Mon retour d’expérience sur KLAXOON

KLAXOON : LE COLLABORATIF AVANT TOUT

Pour ce premier article dédié à la stratégie et au management, il m’était difficile de ne pas faire un zoom nécessaire à un outil numérique et collaboratif : KLAXOON. Nécessaire car lorsque l’on parle de stratégie et de management en organisme de formation, il est aujourd’hui – dans un univers ou la concertation et la démocratie participative prennent une place de plus en plus importante – essentiel de co-construire cette stratégie avec les équipes, les apprenants, les partenaires, … avec l’ensemble des parties prenantes liées à la formation professionnelle.

Depuis 2020 et l’apparition de cette crise sanitaire qui perdure, les outils numériques collaboratifs comme KLAXOON s’imposent de plus en plus en permettant de maintenir le lien et d’impliquer – même en distanciel – les équipes dans les choix stratégiques induits par les changements structurels liés à la COVID-19 et auxquels les acteurs de la formation doivent faire face.

KLAXOON, startup rennaise créée en 2015 par Matthieu BEUCHER, est un outil dédié avant tout au présentiel reliant le synchrone et l’asynchrone autour d’un double objectif : dynamiser les temps de réunion et les temps de formation, ou en d’autres termes aborder les temps collectifs d’une nouvelle manière afin d’en faire de vrais espaces collaboratifs. La crise sanitaire a donc permis à KLAXOON d’être également un outil indispensable pour le travail d’équipe en distanciel.

LE BOARD KLAXOON : BRAINSTORMER EN ILLIMITE

Bien que depuis sa création, KLAXOON propose une palette d’outils (Meeting, Quizz, Sondage, Capsule, Aventure, Mission, Article, Question, et bien sûr le NETWORK) permettant d’animer ses réunions et ses formations. Toutefois, l’arrivée du « BOARD » au sein de cette palette a été un réel avantage pour travailler en distanciel avec les équipes et avec les apprenants.

Le BOARD est un « tableau blanc » illimité permettant de travailler en équipe par le biais de « Post-it », de brainstormer avec un collectif en s’appuyant sur les différentes méthodes collaboratives transposées en « templates » par les équipes et la communauté KLAXOON. Car, c’est le point fort du board KLAXOON : la facilitation graphique des différentes méthodes (SWOT, gestion de projet, reportings, méthodes agiles, stand up d’équipe, parcours client, …) permettant à l’animateur d’un groupe de travail ou d’une formation d’immerger le collectif dans une co-construction permanente et positive.

MON RETOUR D’EXPERIENCE

Bien sûr, les outils KLAXOON ne remplacent pas le travail nécessaire au management d’équipe, de projet, ou à l’ingénierie pédagogique d’une formation, mais ils sont de réels facilitateurs dans le travail d’animation d’un collectif permettant la participation de toutes et tous et faisant preuve d’une réelle efficacité en termes de dynamisation des échanges au sein d’un groupe sur lesquels l’animateur peut facilement s’appuyer.

Par ailleurs, contrairement à beaucoup de solutions techniques (logiciels, applications, …), nous ne nous retrouvons pas seuls face à l’outil lorsque nous rejoignons l’aventure. L’équipe KLAXOON a mis en place un réel système d’accompagnement à la prise ne main de l’outil et la communauté est très active, permettant à toutes et tous d’appréhender et de mettre en œuvre tout le potentiel des outils proposés.

Je recommande vivement cet outil très fonctionnel et très adapté à la formation professionnelle. Un outil devenu pour moi un allié du quotidien.