Pilotage & Management

Un casse-tête pour les responsables pédagogiques ?

Lorsqu’il.elle dirige une ou plusieurs formations, le.la responsable pédagogique est un.e véritable chef d’orchestre qui doit composer avec un ensemble de facteurs : application du cadre légal (QUALIOPI, …), stratégie de la direction, attentes et besoins des apprenants, parcours individualisés, modalités pédagogiques, financements de la formation, statuts des apprenants (formation continue, alternance, …), etc. Mais l’un des facteurs les plus complexes est sans doute le management de l’équipe pédagogique, d’une part parce que la qualité de la formation passe par la qualité de l’équipe pédagogique, et d’autre part parce que le.la responsable pédagogique doit anticiper tous les aléas liés : absences, congés, turnover, changement d’emploi du temps, formations, nouvelles compétences, cohérence du ruban pédagogique, attentes et besoins des équipes, …

Et si le.la responsable pédagogique est généralement un très bon ingénieur de formation, il peut être parfois désarmé face à l’aspect managérial de sa mission : gérer l’absence imprévue d’un.e formateur.trice de la veille pour le lendemain, trouver un.e intervenant.e expert.e d’un sujet très précis, remplacer un.e formateur.trice en poste depuis vingt ans, … Bref, et faire en sorte que l’emploi du temps des apprenants garde malgré cela toute la cohérence pédagogique prévue initialement.

Un outil au management des formations

Les organismes de formations s’appuient généralement sur des formateurs.trices internes (en poste) et des intervenants externes (professionnels), et certains organismes de formation favorisent parfois plus l’un que l’autre. Avec le temps, je me suis aperçu qu’un organisme de formation a besoin de se reposer sur la complémentarité évidente des deux, et pour plusieurs raisons :

Créer de l’emploi tout en limitant le risque financier.
Développer et favoriser la diversité au sein de l’équipe pédagogique.
Anticiper les départs (retraites, …) des formateurs.trices internes et faciliter le recrutement.
Gagner en flexibilité dans la programmation des séquences de formation.
…

En effet, si le.la responsable de formation ne s’appuie uniquement que sur un.e formateur.trice interne pour l’animation régulière d’un module ou d’un cours, il perd véritablement en flexibilité dans la gestion du ruban pédagogique. Il lui est donc nécessaire d’anticiper les besoins et de développer son équipe pédagogique.

Au fil des dernières années, j’ai pu ainsi développer mon propre outil de Gestion Prévisionnelle des Equipes pédagogiques (GPEP) en m’appuyant sur les principes de la GPEC (ou à ce jour de la GEPP), et en partant d’un principe essentiel d’amélioration continue : pour chaque module ou cours, je dois pouvoir m’appuyer sur au moins 3 formateurs.trices et/ou intervenants mobilisables afin de maîtriser la vulnérabilité de la formation et de son déroulé pédagogique dont j’ai la responsabilité.

L’outil ci-dessous que je vous propose est donc un tableur de suivi et de gestion de l’équipe pédagogique incluant les formateurs.trices internes et les intervenants.es externes, et permettant ainsi au responsable de formation d’identifier et d’anticiper les besoins d’intervenants.

Télécharger l’outil (fichier excel)Télécharger

J’espère que cet outil pourra vous être utile et n’hésitez pas si vous avez des questions ou des idées d’amélioration, je pourrais mettre à jour l’outil régulièrement.

Bonne lecture !

KLAXOON : LE COLLABORATIF AVANT TOUT

Pour ce premier article dédié à la stratégie et au management, il m’était difficile de ne pas faire un zoom nécessaire à un outil numérique et collaboratif : KLAXOON. Nécessaire car lorsque l’on parle de stratégie et de management en organisme de formation, il est aujourd’hui – dans un univers ou la concertation et la démocratie participative prennent une place de plus en plus importante – essentiel de co-construire cette stratégie avec les équipes, les apprenants, les partenaires, … avec l’ensemble des parties prenantes liées à la formation professionnelle.

Depuis 2020 et l’apparition de cette crise sanitaire qui perdure, les outils numériques collaboratifs comme KLAXOON s’imposent de plus en plus en permettant de maintenir le lien et d’impliquer – même en distanciel – les équipes dans les choix stratégiques induits par les changements structurels liés à la COVID-19 et auxquels les acteurs de la formation doivent faire face.

KLAXOON, startup rennaise créée en 2015 par Matthieu BEUCHER, est un outil dédié avant tout au présentiel reliant le synchrone et l’asynchrone autour d’un double objectif : dynamiser les temps de réunion et les temps de formation, ou en d’autres termes aborder les temps collectifs d’une nouvelle manière afin d’en faire de vrais espaces collaboratifs. La crise sanitaire a donc permis à KLAXOON d’être également un outil indispensable pour le travail d’équipe en distanciel.

LE BOARD KLAXOON : BRAINSTORMER EN ILLIMITE

Bien que depuis sa création, KLAXOON propose une palette d’outils (Meeting, Quizz, Sondage, Capsule, Aventure, Mission, Article, Question, et bien sûr le NETWORK) permettant d’animer ses réunions et ses formations. Toutefois, l’arrivée du « BOARD » au sein de cette palette a été un réel avantage pour travailler en distanciel avec les équipes et avec les apprenants.

Le BOARD est un « tableau blanc » illimité permettant de travailler en équipe par le biais de « Post-it », de brainstormer avec un collectif en s’appuyant sur les différentes méthodes collaboratives transposées en « templates » par les équipes et la communauté KLAXOON. Car, c’est le point fort du board KLAXOON : la facilitation graphique des différentes méthodes (SWOT, gestion de projet, reportings, méthodes agiles, stand up d’équipe, parcours client, …) permettant à l’animateur d’un groupe de travail ou d’une formation d’immerger le collectif dans une co-construction permanente et positive.

MON RETOUR D’EXPERIENCE

Bien sûr, les outils KLAXOON ne remplacent pas le travail nécessaire au management d’équipe, de projet, ou à l’ingénierie pédagogique d’une formation, mais ils sont de réels facilitateurs dans le travail d’animation d’un collectif permettant la participation de toutes et tous et faisant preuve d’une réelle efficacité en termes de dynamisation des échanges au sein d’un groupe sur lesquels l’animateur peut facilement s’appuyer.

Par ailleurs, contrairement à beaucoup de solutions techniques (logiciels, applications, …), nous ne nous retrouvons pas seuls face à l’outil lorsque nous rejoignons l’aventure. L’équipe KLAXOON a mis en place un réel système d’accompagnement à la prise ne main de l’outil et la communauté est très active, permettant à toutes et tous d’appréhender et de mettre en œuvre tout le potentiel des outils proposés.

Je recommande vivement cet outil très fonctionnel et très adapté à la formation professionnelle. Un outil devenu pour moi un allié du quotidien.